Книга учета движения трудовых книжек (журнал)Трудовые книжки передаются работником на хранение работодателю. В первом месте трудоустройства документ выдается на предприятии. Для учета форм предусмотрен журнал, ведение которого требует соблюдения правил заполнения. Что говорит закон? Обязанность ведения работодателями учета трудовых книжек закреплена в Постановлении Правительства от 1.

N 2. 25. Для систематизации данных кадровой ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в нее. Нормативная база. Форма книги учета движения трудовых книжек представлена в приложении . В организациях или ИП с малой численностью ведением кадрового учета занимается бухгалтерия. Правила заполнения и ведения. Ведение учета производится в хронологическом порядке поступления документов.

На предприятии имеется только одна форма, применяемая до полного использования. Основные требования. Книга учета должна хранится у лица, ответственного за ее ведение. Для использования необходимо пронумеровать, прошить и опломбировать форму.

В процессе ведения не допускается замена, удаление листов. Записи, касающиеся выдачи новых трудовых книжек, должны быть внесены только после прохождения бланка по книгам учета и расходным документам. Разделы. В стандартной форме, предложенной к применению, имеется 1. В составе информации разделов указываются: В графе 1 указывают номер записи в журнале.

Графы 2,3,4 несут сведения о дате трудоустройства или внесения записи в трудовую книжку. Заполнение документа производится после 5 дней работы. Графа 5 содержит данные о ФИО в полной форме без сокращений. Графа 6 – серия и номер книжки, вкладыша или дубликата документа. Колонка 7 информирует о должности, на которую принят сотрудник. Сведения должны соответствовать штатному расписанию и записи в книжке.

В графе 8 указывают подразделение, в которое принят работник (можно не заполнять). В колонку 9 вносятся данные о приказе, на основании которого сотрудник принят. Сведения не заполняются при выдаче дубликата или вкладыша. Графа 1. 0 предназначена для подписи лица, ответственного за ведение журнала. Колонка 1. 1 заполняется только при внесении платы за выдачу трудовой, вкладыша работнику. Если плата не взималась, в разделе ставится прочерк.

В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся. Перед началом работы с Книгой необходимо заполнить титульный лист и . Учет движения трудовых книжек в организации осуществляется.

Работодатель должен вести учет движения трудовых книжек. Как заполнить титульный лист книги учета трудовых книжек.

Форма книги учета движения трудовых книжек представлена в приложении. Титульный лист книги должен быть в наличии в обязательном порядке. Как заполнять, оформлять и пломбировать книгу учета трудовых книжек по. Книга учета трудовых книжек является обыкновенным рабочим. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Как заполнить титульный лист трудовой книжки? Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и. То, как оформляется титульный лист книги учета трудовых книжек, .

Графы 1. 2 и 1. 3 заполняются при увольнении работника и получении им трудовой книжки. Подпись и дата свидетельствуют о соблюдении работодателем трудового законодательства. При отправке документа при увольнении работника почтой в графы 1. Образец заполнения: Бланк: Книга движения трудовых книжек. Дополнительные материалы. Работник может предоставить открытую ранее трудовую книжку образца разных лет. В бланках, изданных по образцу 1.

Эту особенность необходимо учитывать при заполнении графы 6 журнала. При внесении записи в колонке ставится прочерк. Можно ли сделать самим?

Лицо, ответственное за ведение учета, может использовать готовые журналы типографского производства или скачать образец из сервисов кадровой специализации. При использовании печатного образца необходимо обратить внимание на длительный период использования или архивации журнала и использовать обложку из плотной бумаги или картона. Можно ли вести электронно? Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается. Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности.

В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ. Можно ли пропускать строчки? Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации.

Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации. Оформление титульного листа. Титульный лист книги должен быть в наличии в обязательном порядке. Лист позволяет идентифицировать предприятие и дату открытия документа.

На титуле указывают наименование организации или ИП, день, месяц и год начала ведения журнала. При закрытии учета на титуле фиксируется дата окончания ведения документа. Пример: Внесение записей. Текст, вносимый в книгу учета, должен вестись темными чернилами.

В оформлении журнала необходимо соблюдать условия делового письма – не допускать сокращений в написании имени, отчества, должности и места работы сотрудника. Как сделать запись о дубликате?

Выдача дубликата трудовой книжки взамен утерянной формы производится по аналогии с оформлением документа для работника первого места трудоустройства. Сведения о документе вносятся в журнал. Основанием для записи служит не приказ о приеме на работу, а заявление работника. Запись вносится под своим номером на строке, соответствующей хронологии выдачи и сопровождается ссылкой – «дубликат». Пример: Нумерация. Журнал имеет сквозную нумерацию, проставленную до ее прошивки. Допускается присвоение номеров постранично или на каждом листе формы.

Нумерация документа позволяет избежать удаления или замены листов. Проставление номера производится в нижнем правом углу листа или страницы. Ошибки и исправления. Записи, внесенные в журнал с помарками или неточностями, не допускаются. Ошибочные или неверные сведения необходимо исправлять грамотно: Строка с ошибками должна быть зачеркнута сплошной линией таким образом, чтобы перечеркнутый текст легко читался.

Если в журнале имеется столбец «Примечание», исправления вносятся в нем, сопровождая названием «Исправление столбца 4». При отсутствии столбца с примечаниями текст аннулируется и под строкой производится новая запись с правильными данными. Приведем пример заполнения по порядку при отсутствии колонки с примечаниями: Текст с . Для упрощения процедуры используют пломбиратор – простое в применении устройство. Предприятие может устанавливать на документ пломбу – самозапирающий элемент одноразового применения. После опломбирования в журнал необходимо внести номер контрольной пломбы рядом с заверяющей надписью.

Про ведение трудовых книжек читайте на нашем сайте. Как составить заявление о приеме на работу переводом?

Смотрите здесь. Типовой бланк положения о приеме на работу можно скачать тут. Если книга испорчена. Журнал, не пригодный для дальнейшего использования, испорченный в процессе ведения деятельности, подлежит замене. Для документального оформления процесса оформляется акт комиссии, созданной на предприятии. В документе указывается причина порчи документа и лицо, ответственное за восстановление данных. Новый документ должен содержать сведения о трудовых книжках работников, трудоустроенных на момент создания новых данных. Если журнал закончился.

Законодательством не установлены правила, как вести новую книгу учета после окончания старого журнала. Новая книга должна быть по аналогии со старой пронумерована, опломбирована и заверена руководителем.

Практики кадрового делопроизводства предлагают 2 варианта подсчета листов: нового журнала — ведется с 1 номера; нумерация ведется со следующего, указанного в качестве конечного в старом журнале, номера. Выбор порядка нумерации определяется кадровой службой.

Журнал, не имеющий места для записей, продолжает использоваться для удостоверения выдач книжек, ранее принятых на учет. После увольнения последнего работника, чей документ отмечен в журнале, ее закрывают и хранят положенный срок. Сколько хранится документ в организации? Срок хранения книги составляет 7. Длительность периода хранения обусловлено спецификой информацией журнала, связанной с трудоустройством работников. Документ хранится в непосредственном доступе до выдачи последней книжки, указанной в форме.

Книга учета движения трудовых книжек. Статьи по теме. Книга учета движения трудовых книжек относится к числу тех документов, наличие которых является обязательным на всех предприятиях. Работодатель принимает трудовые книжки своих сотрудников на хранение и несет ответственность за их целостность и сохранность. Обеспечить это помогает ведение регистрационного журнала движения трудовых книжек. Это необходимо, поскольку именно работодатель впоследствии вносит в них все сведения, касающиеся трудовой деятельности каждого конкретного работника.

Поэтому к ее хранению предъявляются повышенные требования. Скачайте документы по теме: Вести учет этих документов обязывает работодателя ст.

ТК РФ, а регистрацию в журнале движения трудовых книжек предписывают Правила ведения и хранения трудовых книжек, далее - Правила. Данный нормативный документ утвержден постановлением Правительства РФ от 1. Как правило, ведение этой книги осуществляет бухгалтерия, поскольку это подразделение приобретает бланки и вкладыши и вносит сведения в приходно- расходную книгу с указанием стоимости и количества принятых и отпущенных бланков; журналы учета движения трудовых книжек, которые, как правило ведет кадровая служба, осуществляющая заполнение и выдачу бланков книжек и вкладышей в них. Согласно п. 4. 1 Правил книга учета движения трудовых книжек, предназначена для регистрации всех трудовых, принятых от новых сотрудников при поступлении на работу, а также те книжки и вкладыши в них, которые выдаются работникам вновь.

Читайте по теме в электронном журнале. Какие операции отражаются в журнале учета движения трудовых книжек.

Исчерпывающего перечня, в котором были бы перечислены все операции с трудовыми книжками, нет. Но, исходя из практики кадровой работы, такой перечень может включать в себя: прием трудовой от нового сотрудника, поступившего на работу; открытие новой трудовой на имя сотрудника, для которого данное рабочее место является первым в его трудовой биографии, и внесение записи о приеме на работу в нее; внесение в трудовую книжку записей о трудовой деятельности работника, его перемещениях и переводах, полученных им поощрениях и награждениях; организация хранения временной выдачи книжек на руки работникам; выдача книжек увольняющимся работникам и снятие этих документов с учета.

Если же говорить именно о журнале учете движения трудовых книжек, то он сводится к таким операциям, как: регистрация полученных и вновь выданных книжек; фиксация того факта, что книжка находится на ответственном хранении у работодателя; фиксация того факта, что книжка на временной или постоянной основе выдана на руки ее владельцу. Какие требования установлены к содержанию журнала регистрации трудовых книжек. Поскольку журнал учета трудовых книжек содержит в себе важные сведения регистрационного учета этих документов, к нему предъявляются особые требования: он должен иметь твердую обложку и быть напечатан на листах плотной бумаги; его страницы должны быть пронумерованы, прошнурованы и опломбированы в установленном порядке; на заверительной надписи пломбы должно быть указано цифрами и прописью количество листов в книге учета. Книга учета трудовых книжек: образец заполнения. Заверительная надпись на пломбе книги учета трудовых книжек, образец, выглядит следующим образом. Для наглядности и чтобы избежать ошибок, в нем может быть приведен пример того, как  и какую информацию следует вносить в его графы.

Представленный в журнале учета трудовых книжек образец заполнения может выглядеть так, как это показано ниже. Кроме этого, в книге должен быть предусмотрен отдельный лист, выделенный для внесения сведений об лицах, назначенных ответственными за ее ведение и вносящие записи в нее в определенные периоды. Лист, содержащий такие сведения представлен ниже. Но при современном уровне обеспечения предприятий компьютерной и оргтехникой нет особого смысла тратить деньги на приобретение такой типографской продукции.

Распечатайте документ, оформите его в переплет с твердой обложкой и используйте в своей практической работе. Журнал учета трудовых книжек образец скачать можно здесь. Как заполнять журнал учета движения трудовых книжек. Если посмотреть на журнал, можно увидеть, что необходимые сведения должны быть внесены в каждую его графу, имеющую соответствующий номер. То есть: в графе 1 необходимо указать порядковый регистрационный номер книжки; в графах 2, 3 и 4 — проставляется дата регистрации документа арабскими цифрами.

Для облегчения идентификации и поиска документов можно установить правило, согласно которому в качестве даты регистрации в журнале будет указываться дата приема на работу в соответствии с приказом; в графе 5 указывается фамилия, имя и отчество работника полностью. Правилами запрещено указывать в этой графе инициалы вместо имени и отчества; графа 6 содержит сведения о серии и номере трудовой книжки или того вкладыша в нее, который оформлен кадровой службой предприятия; в графе 7 указывается должность сотрудника, его профессия и специальность в соответствии с утвержденным на предприятии штатным расписанием; в графе 8 нужно указать наименование того структурного подразделения, в котором числится владелец трудовой книжки; графа 9 содержит сведения о документе, на основании которого осуществляется регистрация книжку - это реквизиты приказа о приеме на работу.

Когда регистрируется вкладыш в трудовую, в этой графе необходимо поставить прочерк; в графе 1. Если предприятие само оплачивает эти бланки своим сотрудникам, в графе ставится прочерк; в графе 1. Обратите внимание: если новый сотрудник передает на хранение свою трудовую книжку с вкладышем, который был выдан предыдущим работодателем, в книгу вносятся сведения только об основном документе — самой книжке. Справка. Как вносятся исправления в журнал учета трудовых книжек.

Все записи в книгу регистрации должнo вносить только то лицо, которое назначили ответственным за это по приказу. Поскольку заполнение этого реестра производится вручную, невозможно полностью исключить возможность ошибок и внесения некорректных записей. Поэтому внесение исправлений в журнал движения трудовых книжек, конечно, допускается, но делать это нужно правильно. Перепрошивка Люмии 532.

Ни в ТК РФ, ни в Правилах нет четкого указания на то, как внести исправления в книгу учета. Но в этом случае целесообразно использовать тот вариант, который применяется для внесения корректировок в документы, предусмотренный для общих случаев.

То есть, следует под той записью, которая была сделана неправильно, написать «Запись за . Внесенное исправление должно быть заверено собственноручной подписью ответственного за ведение книги. Конечно, ведение книги учета движения трудовых книжек - ответственная и кропотливая работа, но ее необходимо делать в обязательном порядке.

Нарушение правил внесения записей в эту книгу или ее отсутствие на предприятии расцениваются надзорными органами как административное правонарушение. В соответствии со ст.

Ко. АП РФ руководитель предприятия в этом случае может быть оштрафован на сумму от 1.